Hoy en día muchas instituciones no tienen la suficiente experiencia para realizar un proceso de enrolamiento de información fácil y rápido; por eso, a continuación te explicaremos al detalle cómo realizar este proceso de manera que todo sea ágil y seguro.
¿Cómo funciona el enrolamiento en las instituciones?
El enrolamiento es un proceso en el cual las instituciones identifican a cada uno de sus integrantes, ya sean estudiantes, trabajadores, dirigentes o, incluso, cada persona que visite el lugar. En este proceso se guardarán los datos de cada uno de ellos; la mayoría de las veces se utiliza la biometría para poder identificarlos.
Esto se hace con los rasgos de cada individuo, que son únicos; pueden ser la huella digital, la cara o los ojos, entre otros. Esto permite a las instituciones tener un control y proteger su seguridad, evitando que personas ajenas tengan la facilidad de entrar a hacer daños.
¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de realizar el proceso?
Lo primero que debes tener en cuenta a la hora de realizar este proceso es la conectividad; esta debe permitir la obtención de los datos de manera rápida y en tiempo real, con una alta tecnología, utilizando la biometría para la identificación. Más adelante te explicaremos a detalle todo esto.
La facilidad del proceso es otro de los factores claves a la hora del enrolamiento, pues este debe ser sencillo para que las instituciones no tengan problema a la hora de realizarlo. Por eso, asesorarte bien es lo mejor que puedes hacer para que sea exitoso.
Luego viene el manejo de información, algo que es fundamental, ya que debes proteger los datos de las personas. La confidencialidad es muy importante en estos temas.
El acceso a los datos debe ser fácil, rápido y seguro; ha de permitirte acceder a la información de cualquier persona de manera instantánea.
La seguridad de los datos también es muy importante en todos los procesos. Las personas que manejen esto deben estar debidamente preparadas para que todo resulte ser seguro.
Y ahora te explicaremos a detalle todos estos puntos, para que todo el proceso de enrolamiento salga a la perfección.
¿Cómo realizar el proceso?
Estos son los pasos de los que te hablamos anteriormente, pero explicados cada uno y a detalle.
Conectividad
La conectividad es el proceso por el cual las instituciones establecen una conexión entre todos los datos recolectados, para así identificar a cada individuo. Como te habíamos explicado anteriormente, esto se hace por medio de la biometría, que permite recolectar los datos. Vamos a explicar cómo funcionan algunas de estas soluciones de identificación.
Huella dactilar: Cada huella tiene características únicas, por lo que ninguna será igual a la de otra persona. Este proceso se hace por medio de equipos especializados. Las instituciones usan mucho este sistema por medio de los carnets, que serían lo que les permite identificar a sus estudiantes, trabajadores, etc.
Verificación de voz: Con ella se graba a las personas, se les pide que digan algunas frases para identificarlas, ya que las cualidades de la voz son únicas. Algunas instituciones las están utilizando a la hora de controlar el ingreso de personas a sus instalaciones.
Patrones oculares: Esto se hace por medio de escáneres especiales que registran los ojos de los individuos y los comparan con todos los que tengan registrados. Algunas instituciones también se han inclinado por esta técnica.
Al comparar los datos con todos los que se tengan registrados, se puede establecer una conectividad para identificar a cada persona.
Facilidad en el acceso a los datos
Este proceso debe ser fácil. Para esto debes usar un software que te permita tener los datos a la mano de manera rápida. La interfaz tiene que ser sencilla, y has de tener una orientación en el proceso para que lo hagas todo bien. El hardware también debe ser el adecuado para estos casos. Tienes que utilizar la mejor tecnología.
Para estos procesos, las instituciones deberían usar, por ejemplo, en sus carnets, cosas como los chips inteligentes. Además, las fotos deben estar impresas con la mejor calidad, y todos los datos tienen que ser correctos y de fácil lectura.
Confidencialidad y seguridad
Es requisito que tengas los datos de las personas protegidos. Tienes que garantizar que esto se cumpla, por lo que es muy importante que manejes la seguridad de manera adecuada. Un sistema seguro va a evitar el robo de los datos de las personas, y usos indebidos como, por ejemplo, la suplantación de identidad, por lo que la biometría ayuda mucho en estos aspectos.
Este proceso se debe hacer por medio de cifrados seguros. Algunas instituciones utilizan la firma digital, lo que permite tener la total seguridad de datos.
