En todas las instituciones cada año ingresan nuevos estudiantes y hay cambios en muchas cosas; entre ellas, el regreso a clases después de la alternancia y la pandemia, la compra de útiles, de uniformes y la renovación del carnet estudiantil. Es último es un tema que le compete directamente a la institución y, con el objetivo de hacer una reducción de costos y tiempos, muchos colegios han optado por realizar directamente la producción de estas identificaciones.

Identifica las necesidades básicas

Si estás pensando en producir directamente los carnets, es importante tener en cuenta que identificar nuevos estudiantes, docentes, trabajadores y personal temporal es clave para la seguridad de las personas que ingresan a la institución. Así que la relación tiempo y calidad, contar con la máquina, insumos, software seguro en la nube o local, es importante para poder realizar una gestión oportuna.

Otra cosa que no puede faltar, es asegurar que el mantenimiento preventivo, el soporte técnico e insumos necesarios estén disponibles oportunamente. Es gracias a esto, que se puede garantizar un funcionamiento adecuado de la impresora por largo tiempo y la reducción de los costos y tiempos al tercerizar el proceso.

Pero veamos cuáles serían los beneficios de contar con una impresora de carnet en la institución.

Beneficios de imprimir los carnets directamente en el colegio

Son innumerables, pero hablemos de los más relevantes:

Excelente calidad de impresión

Muchos lugares que se encargan de la impresión de estos carnets no se esfuerzan por ofrecer alta calidad, quizás por ahorrar en materiales o porque sencillamente porque no tienen el tiempo a raíz de los volúmenes de impresión de otros clientes.

Cuando es la misma institución educativa la que cuenta con su propia impresora, puede garantizar a los estudiantes, docentes y trabajadores la más alta calidad de impresión, porque será su prioridad cuidar la imagen de la institución. Esto no solo beneficia a los estudiantes, sino que habla muy bien del colegio, haciéndolo sobresalir sobre los demás.

Alto rendimiento

Ahorrarás tiempo y dinero. Se reduce el tiempo de espera en la toma de fotos de los estudiantes y la impresión de los carnets, evita la filas, organiza el proceso directamente, imprime más carnets en menos tiempo y agiliza los tiempos de entrega.

Mayor seguridad

Los datos personales estarán protegidos y solamente en manos de la institución, no de terceros. Las nuevas impresoras inteligentes tienen software protegidos contra malware o virus y la información se guarda cifrada para que solo accedan personas autorizadas a esta. Diseña el carnet con elementos de seguridad que permitan valida a simple vista la autenticidad de la identificación y evitar suplantaciones. Solo la institución podrá acceder a esta información.

Reducción de costos

El dinero pagado a empresas encargadas de la producción del carnet ahora estará en la institución, disponible para realizar inversión en otras actividades. Así mismo no tendrás que pagar por reposiciones adicionales.

Producción inmediata

Tener una impresora en la institución va a ser de gran ayuda porque, sin importar la cantidad que se necesite, va a estar equipada para cumplir con esa demanda.

Tiempos de entrega

Con una impresora propia será más ágil la impresión de los carnets tanto para los estudiantes, como para docentes y trabajadores, garantizando tiempos de entrega inmediatos al igual que rápida respuesta para reposiciones.

Fácil recuperación

Si algún estudiante pierde su carnet, no se preocupe. A diferencia de cuando los carnets los hacía una empresa ajena y tardaba algún tiempo en hacerlo, con la impresora de la institución el carnet se repondrá de inmediato.

Todos estos beneficios que se ofrecen a tu institución se reflejan en un mejor servicio y en una notable reducción de costos. Además, como responsable del tema, estarás cumpliendo con la Ley 115 de 1994 en su artículo 98, donde se resalta la necesidad de que todas las instituciones educativas les ofrezcan a sus estudiantes un carnet que los identifique.

¿Cómo escoger la impresora de carnets adecuada?

Escoger la impresora adecuada para la necesidad del colegio o institución es un factor importante para poder sacarle el máximo provecho a la inversión. Dependiendo de las necesidades de tu colegio, por ejemplo, cuántos carnets en promedio se necesitan al año, entre alumnos y personal, si se requiere impresión a una o dos caras, podrás elegir el equipo ideal.

Para saber elegir una impresora que ofrezca un gran diseño y calidad cumpliendo las expectativas, en Veriddica asesoramos a la institución para seleccionar la más adecuada de nuestro portafolio. No solo contamos con las impresoras de carnet que más se ajustan a la necesidad, sino que también podrás encontrar insumos y accesorios para la impresora como cintas o escarapelas, entre otros.

 Además, estas impresoras cuentan con sistema de fácil manejo así que no será difícil aprender a usarlas. En el momento de la instalación, se hará una capacitación muy completa y adicionalmente las nuevas impresoras tienen un panel administrativo fácil de usar, con instructivos para sacarle el máximo provecho al equipo. Inclusive se puede capacitar al mismo personal de la institución, reduciendo así aún más los costos.

Cada día la tecnología es más accesible para simplificar y facilitar los procesos, aumentando la productividad, agilizando nuestras tareas y permitiéndonos hacer más cosas. No hay por qué no contar con equipo propio para esta labor.

Después de conocer los beneficios que se pueden obtener con una impresora de carnet directamente en la institución educativa, es momento de evaluar y tomar la decisión de adquirir una adecuada que se convertirá indudablemente en una gran inversión.

Incluso, cuando otras instituciones vean el trabajo y la calidad de los carnets, se sentirán tentadas a buscar al personal de la institución para que asesore o diseñe los carnets de sus estudiantes. Si te gusta la idea, puedes obtener un ingreso extra que no le vendría nada mal al colegio.

Pero, sin duda, el mayor beneficio es la reducción de costos y agilidad en tiempos que esta impresora representará para la institución.