El software de carnetización es un elemento fundamental en la solución de emisión de carnets o documentos de identificación. Sin embargo, cuando se está pensando en una solución de este tipo, lo más probable es que lo primero que se nos venga a la cabeza sea la impresora, ya que es el elemento más obvio de los componentes de la solución.
A pesar de que definitivamente la impresora de carnets es un elemento fundamental, no se deben descuidar ni dejar por fuera el software de carnetización ni los dispositivos de captura, que tienen un peso fundamental que afectará la eficiencia y seguridad del proceso, de la misma manera que la calidad de impresión.
Funcionalidades más importantes que cumple el software en una solución de carnetización
- Un software de carnetización permite crear los formatos (plantillas) de los diferentes modelos de carnets, que serán el punto de partida en el que se configura qué tipos de campos se quieren utilizar, donde van a estar ubicados dentro de la tarjeta, el tipo de fuente, los colores, e incluso la ubicación de las fotos, así mismo de las imágenes.
- Dependiendo de la versión del software, este va a permitir importar la información capturada desde diferentes fuentes y tipos de archivo. La mayoría de organizaciones pueden tener información de los empleados en la base de datos del software de nómina. En este caso es muy útil poder importar esta información, asegurando la consistencia de la misma y adicionalmente, para no hacer doble trabajo. Normalmente todas las versiones permiten la captura de datos en vivo.
- El software de carnetización también es fundamental a la hora de la captura de las diferentes imágenes de las personas a carnetizar, siendo la más común la foto. Existen diferentes formas de cargar la foto, si se está haciendo un proceso en vivo, lo ideal es que se tenga una cámara digital integrada al software de captura, para minimizar el tiempo del proceso. También se puede importar la imagen desde un archivo o inclusive hacer un cargue masivo a través de procesos de bases de datos, cuando ya se tiene una base de datos con todas las fotos capturadas.
- Al igual que en el punto anterior, se pueden capturar otras imágenes de las personas a carnetizar, como firmas y huellas, esta captura se puede hacer también con dispositivos integrados dependiendo de la versión del software.
- De la misma forma si la tarjeta que se requiere en el proyecto lleva banda magnética, es una tarjeta inteligente de contacto o sin contacto, el software es la herramienta que va a permitir administrar la información, la interacción con la impresora y en conjunto con los dispositivos de grabación en el equipo, almacenar la información en la tarjeta.
- Para proyectos donde es relevante la seguridad de la información y el control de los documentos a imprimir, el software debe contar con elementos de acceso seguros a la aplicación, con el fin de que solo puedan ingresar usuarios autorizados, limitando el acceso a las diferentes funcionalidades dependiendo del tipo de usuario y un registro de las tareas realizadas por cada usuario que permitan rastrear cualquier operación.
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